Probleme mit der Prozessakzeptanz?

Haben sie in ihrem Unternehmen Probleme mit der Prozessakzeptanz, und haben sie sich schon mal folgende Fragen gestellt:

Lesen sie hier 5 typische Gründe für dieses Problem:

Widerstand gegen Änderungen

Neue oder adaptierte Prozesse machen Änderungen in den Abläufen notwendig. Änderungen sind naturbedingt von Ängsten begleitet. Diese gilt es im Vorfeld zu adressieren und zu eliminieren. Sie benötigen für die erfolgreiche Implementierung von neuen Abläufen vertrauenswürdige Promoter und Multiplikatoren, welche den Ängsten ihrer Kollegen entgegenwirken.

Fehlender Sinn

Sparen sie nicht mit sinnstiftenden Erklärungen rund um ihre Prozesse. Erklären sie den MitarbeiterInnen verständlich warum es sinnvoll ist gewisse Abläufe zu standardisieren. Demonstrieren sie leicht verständlich die Vorteile und teilen sie auch die negativen Folgeerscheinungen und Risiken bei Nichteinhaltung von Abläufen. Das erzeugt Akzeptanz, Verständnis und Identifikation.

Mangelnde Schulung und Qualifikation

Prozesse können nur funktionieren wenn die Mitwirkenden auch über das Soll bescheid wissen. Mangelnde Prozesskenntnis oder unklare Prozessbeschreibungen können zu massiven Problemen führen. Stellen sie sich ein Getriebe vor in dem ein Zahnrad blockiert. So ähnlich verhält es sich in ihrer Organisation wenn MitarbeiterInnen ihre Rolle und Aufgaben in Prozessen nicht kennen oder gar den Prozess selbst nicht kennen. Investieren sie in ausreichende Schulung und Kommunikation bevor Prozesse ausgerollt werden und überwachen sie die Prozesskenntnis ihres Teams.

Ziele und Anforderungen sind unklar

Wenn die Ziele eines Prozesses nicht klar sind, fehlt zumeist das Verständnis für den Sinn und es fällt auch schwer das Wesentliche eines Prozesses zu erfassen. Es entsteht der Eindruck das Abläufe nicht funktional und nicht unterstützend sind. Der Widerstand wächst und der Kreativität von alternativen Bearbeitungsmethoden sind keine Grenzen gesetzt. Das Ergebnis ist eine vernichtende Prozesseffizienz welche für die Prozessakzeptanz tödlich ist.

Fehlende Prozesskontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Leider bewahrheitet sich dieser Spruch im Prozessmanagement. Prozesse werden eingehalten weil sie entweder als extrem effizient und hilfreich wahrgenommen werden, oder weil sie einer engen Kontrolle unterliegen und diese ihre MitarbeiterInnen zur Einhaltung verpflichtet.

Durch die kontinuierliche Kontrolle sorgen sie für eine Prozesseinhaltung und die Abläufe bleiben keine theoretischen Vorgaben am Papier. Erst bei einer entsprechenden Prozesskonformität können sie ermittelte Prozesskennzahlen bewerten und für Optimierungen nutzen.

Sie sind nicht das einzige Unternehmen welches Probleme mit der Prozessakzeptanz hat. Brauchen sie bei diesem Thema Unterstützung oder benötigen sie hierfür einfach einen Sparring Partner mit Erfahrung, dann treten sie mit mir über LinkedIn oder via mail office@ec-p.at in Kontakt.