Projektorganisation und Projektmanagement sind oftmals große Schwachstellen in Unternehmen, welche im Projektgeschäft tätig sind. Das Projektgeschäft ist meist gewachsen, das eine Projekt folgt dem nächsten, Projekte beginnen sich zu überlagern und mit der Zeit wird die Sachlage sehr unübersichtlich. Die Strukturen hängen dem Unternehmenswachstum hinterher.

Spreche ich Ihnen aus der Seele wenn ich von folgenden Problemen berichte?

Auch hier kann ich Sie beruhigen. Sie sind nicht das einzige Unternehmen welches mit diesen und vielen weiteren Problemen im Umfeld des Projektmanagements kämpft.

Einzelprojektmanagement vs. Multiprojektmanagement

Im Projektmanagement gibt es immer zwei Perspektiven. Die Sicht auf das einzelne Projekt und die Sicht auf die Gesamtheit aller Projekte, die sogenannte Multiprojektebene. Interessiert den Projektmanager und den Projektauftraggeber primär das eigene Projekt und was darin passiert, so interessiert das Management oder ein Steuerkreis zu meist der Blick von Oben auf ein einzelnes Projektportfolio oder auf die gesamte Projektlandschaft.

Multiprojektmanagement / Portfoliomanagement

Das Multiprojektmanagement hat dabei die Aufgabe die Gesamtheit der Projekte zu steuern, sei es in Bezug auf die Initiierung von neuen Projekten, die Zuordnung von Projekten in Portfolios, die Priorisierung von Projekten, die Ressourcenzuteilung aber auch die Überwachung von ganzen Portfolios. Ein strukturiertes Portfoliomanagement ist der Schlüssel für eine Unternehmenstransparenz. Nur so kann ein Unternehmen strategisch gesteuert werden, dann ab einer gewissen Anzahl von Projekten ist ein Steuerung aus dem Bauch heraus schlicht unmöglich da einfach zu viele Abhängigkeiten bestehen welche nicht mehr überschaubar sind. Multiprojekt- bzw. Portfoliomanagement liefern somit wesentliche Entscheidungsgrundlagen zur strategischen Unternehmenssteuerung.

Einzelprojektmanagement

Einzelprojektmanagement liefert ein prozessuales das Framework zur Abwicklung von Projekten und Programmen. Projektmanagement ist ein Hilfsprozess und bedeutet Aufwand, daher ist es wichtig den Einsatz von Projektmanagement an Bedingungen zu knüpfen, da hier immer eine Wirtschaftlichkeitsbewertung vorausgehen sollte.
Der Projektmanagementprozess behandelt grundsätzlich vier Phasen, die Projektinitiierung, der Projektstart, die Projektdurchführung sowie der Projektabschluss und hat den Sinn dass für das Projektmanagement ein unternehmensweiter Standard für Themen wie Projektauftrag, Projektorganisation, Planung, Kommunikation, Controlling, Reporting, und Dokumentation gelten.

Wasserfall, Hybrid oder Agil

War die Abwicklung von Projekten immer schon eine große Herausforderung für Organisationen, so werden die Anforderungen an das Management durch eine steigende Komplexität immer größer. Immer kürzer werdende Entwicklungszyklen verlangen ein höheres Maß an Flexibilität und Agilität in der Projektabwicklung, dem folgend sind neue Managementmethoden gefragt. Vom traditionellen Projektmanagement (Wasserfallmethode) zu einem hybriden Ansatz, bei dem bereits agile Methoden zum Einsatz kommen bis hin zum ganzheitlichen agilen Projektmanagement. Um den heutigen Marktanforderungen gerecht zu werden bedarf es für jede Herausforderung die geeignete Methode um möglichst effektiv und effizient Projektziele zu erreichen.

Projektorganisation

Auch hier unterscheiden wir zwischen der reinen Projektorganisation auf Einzelprojektebene und der Organisation für die Multiprojektebene. Damit Projekte in einer Aufbauorganisation reibungsfrei abgewickelt werden können bedarf es einer feinen Abstimmung zw. der Aufbauorganisation des Unternehmens und der Definition aller beteiligten Personen, Rollen und Gremien.

In Bezug auf die gesamte Projektorganisation unterscheidet man unter folgenden Funktionen / Bereichen / Rollen:

• Multiprojektmanagementorganisation
  • Management
  • Steuerkreis
  • Portfoliomanager
  • PMO
• Projektorganisation
  • Projektauftraggeber
  • Projektmanager
  • Projektkernteam
  • Projektmitarbeiter

Grundsätzlich muss festgehalten werden, dass Projekte installiert werden um eigenständiges Handeln, kurze Kommunikationswege und schnelle Entscheidungswege zu ermöglichen. Alles Projektspezifische soll nach Möglichkeit im Projekt behandelt und entschieden werden. So die Theorie.

Um dies zu ermöglichen kommen zumeist Matrixorganisationen zum Einsatz, welche allerdings bei unzureichendem Organisationsverständnis schnell zu Konflikten führen können, nämlich dann, wenn die Linienorganisation Projektentscheidungen untergräbt.

Für den Aufbau einer Projektorganisationen in einem Unternehmen ist es daher essenziell, die Gesamtheit der Aufbauorganisation zu betrachten, denn nur ein durchgängiges unternehmensweites Verständnis der Zusammenhänge kann ein konfliktfreies Arbeiten im Projektkontext gewährleisten.

Möglichkeiten der Kooperation

Gemeinsam werden wir Ihre Projektlandschaft analysieren und festlegen welches Maß an Projektmanagement für Ihr Unternehmen das Richtige ist. Sei es die Installation entsprechender Projektmanagementstandards, die Etablierung eines PMOs, die Strukturierung ihrer Projektlandschaft, die Anpassung Ihrer Organisation oder einfach nur die Einführung entsprechender Werkzeuge. Wesentlich dabei ist immer, die Methoden auf Ihre speziellen Rahmenbedingungen und Ihre individuellen Anforderungen anzupassen.

Projektmanagement ist ein Hilfsprozess und kein Wertschöpfungsprozess. Er dient lediglich dazu, das operative Projektgeschäft zu lenken und stets die Kontrolle darüber zu behalten. Er soll für geordnete Strukturen und Transparenz sorgen, die eigentliche Arbeit fördern und keinen unnötigen Aufwand generieren.

Es gibt auf fast alle Problemstellungen eine geeignete Antwort und damit meistens auch die Lösung. Kommen wir ins Gespräch und klären wir gemeinsam worin ich Sie unterstützen kann. Wir bringen die Themen Projektorganisation und Projektmanagement in den Griff.

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