Wo zum Teufel finde ich meine Aufgaben?
Wie geht es Ihnen mit dem Thema Taskmanagement? Finden sie noch alle ToDo’s an einem zentralen Platz?
- Die einfachste und weitverbreitete Methode des Taskmanagements war die klassische Excel ToDo Liste, welche in irgendeinem Projektordner abgespeichert ist.
- Um den Überblick zu bewahren, haben fortschrittliche User begonnen Outlook für ihr persönliches Taskmanagement zu nutzen.
- Die meisten kollaborativen Projektmanagementtools bieten die Möglichkeiten der Aufgabenliste.
- Microsoft bietet in ihrer Office 365 Umgebung das sehr einfache ToDo App an und seit MS Teams den Einzug in unsere Organisationen genommen hat, wird gerne das Planner App verwendet.
- OneNote wird sehr gerne als kollaboratives Notizbuch zum Protokollieren von Besprechungen genutzt. In Protokollen verstecken sich sehr gerne ToDo’s.
Ich könnte hier noch ewig weiterschreiben, denn die Möglichkeiten gehen noch weit über die paar Beispiele hinaus (JIRA, Trello, Slack, Asana, uvm.)
Auf Grund der schier unendlichen Möglichkeiten, ist dieses Thema in den vergangenen Jahren in vielen Unternehmen teilweise entglitten. Weil diese Apps sehr einfach zu nutzen sind und teilweise offen zur Verfügung stehen, gibt es keine Standards mehr und jedes Projektteam definiert gerne seinen eigenen Umgang mit dem Thema.
Chaotisches Taskmanagement ist fatal
Das Datenmanagement ist dezentral, die MitarbeiterInnen, welche in mehreren Projekten mitwirken, haben sich an unterschiedliche Arbeitsmethoden zu gewöhnen und müssen projektspezifisch Informationen in unterschiedlichen Medien suchen. Das Problem liegt auf der Hand.
Das ist weder sinnvoll noch effizient
MitarbeiterInnen wollen einen einheitlichen Standard und ein strukturiertes Daten- bzw. Informationsmanagement. Um dieses Thema in den Griff zubekommen ist eine klare Strategie notwendig. Weg von Insellösungen, rein in einen Unternehmensstandard und am besten noch über die Projektgrenzen hinweg. Tasks entstehen nämlich nicht nur in Projekten sondern auch themenspezifisch in der täglichen Arbeit.
Ich verspreche Ihnen, mit diesem Schritt werden Sie Transparenz, eine massive Effizienzsteigerung und somit eine signifikante Kostensenkung in Ihrer Organisation erfahren.
